Pasti banyak yang beranggapan sekretaris itu orang yang tugasnya menulis, membuat surat, mencatat hasil rapat dll.
Namun sebenarnya pekerjaan sekretaris tidak hanya itu saja, masih banyak tugas-tugas sekretaris yang lainnya.
Nah tepat sekali dikesempatan kali ini saya akan menjelaskan apa itu sekretaris, tugas dan peran sekretaris menurut pendapat saya.
Sekretaris berasal dari bahasa latin “secretum” yang memiliki arti rahasia, rahasia di sini diartikan bahwa seseorang yang mengetahui, memiliki semua rahasia dalam organisasi. Sehingga seorang sekretaris memiliki tugas membantu seluruh orang-orang yang ada di dalam organisasi sebagai perpanjangan tangan pemimpin. Secara umum sekretaris mempunyai arti yang sama dengan Penulis atau disebut Notulen.
Manajemen adalah suatu ilmu atau seni mengenai perencanaan, pengambilan keputusan, pengorganisasian, pengendalian, dan pemimpin segala sumber daya yang dimiliki dan digunakan atau dikelola secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan.
Sekretaris manajemen adalah salah satu seni untuk mengatur jalannya sebuah perusahaan atau pun organisasi, khususnya pimpinan perusahaan pada umumnya dibantu oleh seorang sekretaris yang siap membantu sepenuhnya.
Pasti, banyak yang sepakat apabila sekretaris adalah pintu masuk dari sebuah organisasi sebelum bertemu ketua atau pemimpin organisasi, sebab apa-apa yang berkenaan dengan organisasi harus melewati sekretaris terlebih dahulu. Misalkan Surat, segala surat yang masuk keorganisasi baik sebuah pemberitahuan, pinjam ruang atau alat hingga delegasi seharusnya lewat sekretaris terlebih dahulu baru sampai ke pemimpin atau ketua kemudian di diposisikan (diteruskan) kebagian yang berwenang.
Selain Surat, Sekretaris pulalah yang harus menerima tamu dari luar organisasi sebelum bertemu dengan pemimpin organisasi, sekaligus menggantikan pemimpin apabila pemimpin tidak bisa hadir.
Lebih jelasnya lagi silahkan simak dan pahami bagian peran dan tugas pokok sekretaris.
Peran dan Tugas Pokok Sekretaris
* Peran Sekretaris Organisasi *
Dan sekretaris organisasi pasti mempunyai peran penting.
Berikut 2 peran penting seorang sekretaris :
- Peran Sekretaris terhadap Pimpinan
- Sekretaris berperan sebagai penghubung antara pemimpin dengan orang/organisasi lain baik melalui surat, telepon atau media lain.
- Menjadi sumber informasi dan penunjang bagi pemimpin.
- Sebagai perpanjangan tangan pemimpin kepada anggota.
- Sebagai Wakil (alternatif) pemikiran Pemimpin saat keadaan tertentu.
- Peran Sekretaris Terhadap Anggota
- Sebagai penghubung antara Anggota dengan Pemimpin.
- Menjadi pengawas, motivasi, dan kebijakan atas kinerja anggota dalam organisasi sebagai bentuk perpanjangan tangan pemimpin.
*Tugas Pokok Sekretaris Organisasi*Seperti berikut :Tugas sekretaris tidaklah jauh dari peranan yang diemban, hanya saja tugas sekretaris satu organisasi dengan tugas sekretaris organisasi lain belum tentu sama, semua dikembalikan kepada AD/ART masing-masing yang mengatur tentang tugas-tugas sekretaris. Namun secara umum terdapat 7 tugas sekretaris dalam menjalankan organisasinya :- Menjalankan Perintah Pimpinan
Sebagai bawahan pemimpin seorang sekretaris mempunyai kewajiban untuk menjalankan perintah pemimpin dalam rangka menjalankan organisasi.
- mencari informasi
- mengumpulkan data
- membuatkan naskah pidato, dll.
Sekretaris juga memiliki kewajiban membantu pekerjaan pemimpin seperti menggantikan pemimpin apabila pemimpin berhalangan hadir, memantau dan memastikan program kerja organisasi berjalan sesuai dengan remcana. - Penghubung Antara Pemimpin dan Anggota, maupun Antara Pemimpin dengan Orang di luar Organisasi
Seorang sekretaris berkewajiban menyampaikan kebijakan (yang perlu diketahui) kepada anggota baik melalui face to face ataupun broadcast message. Ataupun sebaliknya, menyampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pemimpin.- Pemimpin dengan Orang di luar Organisasi.Seorang sekretaris bertugas sebagai pintu gerbang ketika ada orang atau organisasi lain hendak menghubungi atau bertemu dengan pemimpin.
4. Melakukan korespondensi
Melakukan Korespondensi artinya seorang sekretaris bertugas mencatat dan menerima surat yang datang ke organisasi sebelum sampai atau diberikan kepada pemimpin/kebagian divisi lain dalam organisasi untuk ditindak lanjuti. Selain menerima surat, sekretaris juga harus bisa membuat surat ketika dibutuhkan.
5. Pengarsipan
Sekretaris bertugas mengarsipkan dokumen-dokumen penting seperti proposal, surat masuk, surat keluar dan dokumen lain yang dianggap bernilai.
6. Mengatur Jadwal
Seorang sekretaris bertugas menyusun jadwal pertemuan atau rapat pengurus secara periodik untuk membahas perkembangan program kerja pengurus. Sekretaris juga mengatur jadwal pertemuan pemimpin dengan organisasi lainnya.
7. Kreatif
Tugas kreatif sekretaris ini berhubungan dengan aspek penunjang yang diminta pemimpin atau tuntutan keadaan yang biasanya bersifat unik.Seperti berikut :- Menyiapkan rencana kerja
- Menyusun poin-poin yang akan dibahas dalam rapat
- Hingga kebijakan-kebijakan yang bersifat darurat.
Tujuan Sekretaris
Setelah penjelasan tentang tugas, posisi, dan peran sekretaris, tentu keberadaan sekretaris itu ada maksud dan yang pasti memiliki tujuan.
Berikut adalah tujuan dari sekretaris :
- Bertanggung jawab dalam memastikan kelancaran kegiatan dalam organisasi sesuai dengan progam yang direncanakan.
- Sebagai Sumber informasi bagi pemimpin.
- Membantu tugas pemimpin
- Sebagai Media Penghubung antara atasan (pemimpin) dan bawahan (anggota)
- Sebagai media penghubung dengan organisasi lain.
- Sebagai media perekam, pengingat dan penyimpan suatu kegiatan organisasi.
Peran dan Tugas Sekretaris diatas merupakan yang
umum dalam organisasi. Namun hal itu bisa berubah, dengan menyesuaikan kebutuhan
organisasi itu sendiri setelah melakukan evaluasi dan diputuskan dalam
rapat atau musyawarah anggota.
Itulah pengertian sekretaris menurut pendapat saya,
Maaf jika ada kosa kata atau pun kalimat yang tidak berkenan dihati pembaca..
Saya penulis meminta maaf 🙏
